Salon du 2 Roues en Ville

REGLEMENT DU SALON DU 2 ROUES EN VILLE

Toulouse, le 01/01/2008.

Article 1 - Généralités Les modalités d’organisation du salon, notamment la date d’ouverture, sa durée, l’emplacement où il se tiendra, les heures d’ouverture et de fermeture, le prix des entrées, sont déterminées par l’organisateur et peuvent être modifiées à son initiative. En cas de prolongation, les exposants qui en font la demande peuvent être autorisés à fermer leurs stands à la date primitivement fixée, sans pouvoir enlever les produits exposés ni modifier l’aspect du stand avant la date arrêtée par l’organisateur du salon. Dans le cas où, pour des raisons majeures, imprévisibles ou économiques, le salon ne peut avoir lieu, les demandes d’admission sont annulées et les sommes disponibles, après paiement des dépenses engagées, sont réparties entre les exposants, au prorata des sommes versées par chacun d’entre eux. L’exposant s’engage à respecter, et à faire respecter, les prescriptions du dossier technique qui lui seront remises. L’exposant est responsable, vis-à-vis de l’organisateur, de la non observation du cahier des charges imposé par le propriétaire ou le locataire principal des lieux mis à la disposition de l’organisateur du salon. La responsabilité de l’organisateur n’est pas engagée lorsqu’il fait application des stipulations du présent règlement général.

Article 2 – Conditions de participation. L’organisateur détermine les catégories d’exposants et établit la nomenclature des produits et/ou services présentés. Un exposant ne peut présenter que des matériels, produits, procédés ou services de sa fabrication ou conception dont il est agent ou concessionnaire ; dans cette dernière hypothèse, il joint à sa demande de participation la liste des marques dont il se propose d’exposer les produits ou de présenter les services. L’organisateur peut, après examen, exclure les produits et/ou services ne lui paraissant pas correspondre à l’objet du salon ou admettre la présentation de produits et/ou services ne faisant pas partie de la nomenclature mais présentant un intérêt pour le salon. Les ventes comportant livraison immédiate et sur place à l’acheteur sont interdites. En application des dispositions relatives aux manifestations autorisées, un exposant ne peut ni présenter des produits ou matériels non-conformes à la règlementation française, sauf en ce qui concerne les produits ou matériels destinés exclusivement à être mis en œuvre hors du territoire français, ni procéder à une publicité susceptible d’induire en erreur ou de constituer une concurrence déloyale. De même, un exposant ne peut présenter des appareils, des marchandises ou des sujets publicitaires d’une marque n’exposant pas au salon. Il ne peut non plus se recommander, par voie d’affichage, d’une chaîne ou d’un groupement d’entreprises, d’une association, d’un syndicat, etc.

Article 3 – Demande de participation. Toute personne désirant exposer adresse à l’organisateur une demande de participation. Sauf si l’organisateur refuse la participation demandée, l’envoi de cette demande de participation constitue un engagement ferme et irrévocable de payer l’intégralité du prix de la location du stand et des frais annexes.

Article 4 – Contrôle des admissions. L’organisateur n’est pas tenu de motiver les décisions qu’il prend quant aux demandes de participation. En cas de refus de la participation, les sommes versées par la personne ayant présenté la demande de participation lui sont remboursées, à l’exclusion des frais de dossier qui restent acquis à l’organisateur. Il en est de même pour la personne ayant présenté une demande de participation et qui se trouve en liste d’attente, lorsqu’un stand ne peut lui être attribué faute de place disponible à l’ouverture du salon. L’acceptation de la participation est constatée par la réponse de l’organisateur à l’exposant. Cette réponse peut consister en une facture adressée à l’exposant. Est nulle, malgré son acceptation et même après les opérations de répartition de stands, la demande de participation émanant d’une exposant dont les affaires sont gérées, pour quelque cause que ce soit, par un mandataire de justice ou avec son assistance. Il en est notamment ainsi pour toute demande de participation émanant d’une entreprise qui dépose son bilan entre la date de demande de participation et la date d’ouverture du salon. Toutefois, l’organisateur peut librement, au cas où l’entreprise est judiciairement autorisée à poursuivre son exploitation, décider de maintenir sa participation.

Article 5 – Cession / sous-location. Sauf autorisation écrite et préalable de l’organisateur, un exposant ne peut céder, sous-louer ou partager, à titre onéreux ou gratuit, tout ou une partie de sa concession dans l’enceinte du salon. Néanmoins, plusieurs exposants peuvent être autorisés à réaliser une présentation ensemble, à condition que chacun d’eux ait adressé une demande préalable d’agrément à l’organisateur et ait souscrit une demande de coparticipation.

Article 6 – Retrait. En cas de désistement ou en cas de non occupation du stand pour une cause quelconque, les sommes versées et/ou restant dûes partiellement ou totalement, au titre de la location du stand, sont acquises à l’organisateur même en cas de relocation à un autre exposant. Dans le cas où un exposant, pour une cause quelconque, n’occupe pas son stand 24 heures avant l’ouverture du salon, il est considéré comme démissionnaire. L’organisateur peut disposer du stand de l’exposant défaillant sans que ce dernier puisse réclamer ni remboursement ni indemnité, même si le stand est attribué à un autre exposant.

Article 7 – Prix. Le prix des stands est déterminé par l’organisateur et peut être révisé par l’organisateur en cas de modification des éléments qui le composent, notamment en cas de modification du prix des matériaux, de la main-d’œuvre, des transports et des services ainsi que des dispositions fiscales et sociales.

Article 8 – Conditions de paiement. Le paiement de la location du stand et des frais annexes se fait aux échéances et selon les modalités déterminées par l’organisateur et communiquées à l’exposant dans le dossier de participation au salon. Pour toute demande de participation intervenant tardivement, le premier versement est égal aux sommes déjà exigibles à la date considérée. Il en est de même pour les exposants en liste d’attente qui bénéficient de l’attribution d’un stand à la faveur d’un désistement.

Article 9 – Défaut de paiement. Le fait pour un exposant de ne pas respecter les échéances et les modalités de paiement visées à l’article précédent autorise l’organisateur à faire application des stipulations de l’article 6 « Retrait ».

Article 10 – Répartition des stands. L’organisateur établit le plan du salon et effectue la répartition des emplacements librement, en tenant compte le plus largement possible des désirs exprimés par l’exposant, de la nature des produits et/ou services qu’il présente, de la disposition du stand qu’il se propose d’installer ainsi que, si nécessaire, de la date d’enregistrement de la demande de participation et de l’ancienneté de l’exposant. L’organisateur peut modifier l’importance et la disposition des surfaces demandées par l’exposant. Cette modification n’autorise pas l’exposant à résilier unilatéralement son engagement de participation. L’emplacement du stand attribué à un exposant lui est communiqué au moyen d’un plan. Ce plan donne des cotes aussi précises que possible du stand. Lorsque cela est possible, il appartient à l’exposant de s’assurer de la conformité du plan avant l’aménagement de son stand. La responsabilité de l’organisateur n’est pas engagée s’il apparaît une différence entre les cotes indiquées et les dimensions réelles du stand. Le plan indique le découpage général des îlots environnant l’emplacement attribué. Ces indications, valables à la date d’établissement du plan, sont données à titre d’information et sont susceptibles de modifications qui peuvent ne pas être portées à la connaissance de l’exposant. Toute réclamation concernant l’emplacement défini par le pan doit être présentée sous huit jours. Passé ce délai, l’emplacement proposé est considéré comme accepté par l’exposant. L’organisateur ne peut en aucun cas réserver un emplacement, ni garantir celui-ci d’une cession sur l’autre. De plus, la participation à des manifestations antérieures ne crée en faveur de l’exposant aucun droit à un emplacement déterminé et ne lui confère aucune priorité dans l’attribution des emplacements.

Article 11 – Installation et décoration des stands. L’installation des stands est conçue selon le plan général établi par l’organisateur. Sur autorisation préalable et écrite de l’organisateur et dans le respect des conditions indiquées sur le dossier technique, les exposants peuvent concevoir des stands en étage. La réglementation concernant leur construction est disponible sur demande auprès de l’organisateur. La décoration particulière des stands est effectuée par les exposants et sous leur responsabilité. Elle doit respecter les règlements de sécurité édictés par les pouvoirs publics ainsi que le plan général de décoration et la signalétique arrêtés par l’organisateur. L’organisateur détermine les modalités d’affichage, les conditions d’emploi de tous procédés sonores, lumineux ou audiovisuels, ainsi que les conditions dans lesquelles peut être organisé tout spectacle, attraction, opération promotionnelle, animation, sondage ou enquête d’opinion dans l’enceinte du salon. L’organisateur détermine de même les conditions dans lesquelles les prises de vues ou de son sont autorisées dans l’enceinte du salon. L’organisateur se réserve le droit de faire modifier ou supprimer celles des installations qui nuiraient à l’aspect général du salon ou gêneraient les exposants ou le public, ou qui ne seraient pas conformes au plan et à la maquette préalablement soumis à son agrément. L’organisateur peut revenir sur l’autorisation accordée en cas de gêne apportée aux exposants voisins, à la circulation ou à la tenue du salon.

Article 12 – Remise en état. L’organisateur décline toute responsabilité concernant les constructions ou installations édifiées par les exposants. Les exposants prennent les emplacements dans l’état où ils les trouvent et doivent les laisser dans le même état. Toute détérioration, notamment aux locaux et installations dans lesquels se tient le salon, causée par un exposant ou par ses installations, matériels ou marchandises est à la charge de cet exposant.

Article 13 – Montage et démontage. L’organisateur détermine le calendrier du montage et de l’installation des stands avant l’ouverture du salon. Il détermine également le calendrier de démontage des stands, de l’enlèvement des matériels, matériaux et produits ainsi que les délais de remise en ordre à l’issue du salon. S’agissant du point particulier du démontage, de l’enlèvement et de la remise en ordre, l’organisateur peut faire procéder, aux frais et aux risques de l’exposant, aux opérations qui n’ont pas été réalisées par l’exposant dans les délais fixés. Le non-respect par un exposant de la date limite d’occupation des emplacements autorise l’organisateur à réclamer le paiement de pénalités de retard et de dommages et intérêts.

Article 14 – Autorisations particulières. Tout aménagement, toute installation de machines ou appareils qui ne peuvent être mis en place ou montés qu’en empruntant le stand d’autres exposants est fait sur autorisation de l’organisateur et à la date fixée par lui.

Article 15 – Marchandises. Chaque exposant pourvoit lui-même au transport et à la réception des marchandises qui lui sont destinées. Il est tenu de se conformer aux instructions de l’organisateur relatives à la réglementation des entrées et sorties de marchandises, notamment pour ce qui concerne la circulation des véhicules dans l’enceinte du salon. Les produits et matériels apportés au salon ne peuvent, sous aucun prétexte que ce soit, en sortir pendant sa durée. L’organisation se réserve le droit de refuser certains véhicules à l’exposition. Pour tous les véhicules exposés à l’intérieur de l’enceinte, les exposants s’engagent à vider les réservoirs des engins ainsi que de débrancher tout système d’alimentation ou de batterie.

Article 16 – Nettoyage. Le nettoyage de chaque stand est effectué dans les conditions et délais indiqués aux exposants par l’organisateur.

Article 17 – Assurances

Assurance de responsabilité civile de l’organisateur. Une assurance est souscrite par l’organisateur contre les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile en qualité d’organisateur. Les exposants peuvent demander à l’organisateur à consulter un exemplaire de la police donnant toutes précisions sur les risques couverts et la durée de l’assurance.

Assurance complémentaire souscrite dans le cadre du Salon du 2 roues en ville CE QUI EST COUVERT : Tous les appareils, les ordinateurs, les équipements et accessoires appartenant à l’exposant ou dont l’exposant est responsable lorsque ce matériel est utilisé pour la promotion du stand loué ou mis à disposition de l’exposant. Tous les objets nécessaires à l’aménagement, la décoration du stand, ainsi que le mobilier et assimilés. Tous ce qui est exposé. CONTRE QUELS DOMMAGES : Tous dommages accidentels Toutes destructions Le vol avec effraction, agression ou menace (sous-limite de 2.500 € par objet) Les courts circuits, surtension et induction Durant les opérations de montage et de démontage LES BIENS EXPOSES NON COUVERTS : Les plantes Les billets de banque, titres, chèques, valeurs, timbres Les véhicules, bateaux, avions, train et assimilés Les bijoux, pierres précieuses, perles fines, non exposés dans une vitrine fermée à clef. Ceux-ci, lorsqu’ils sont exposés dans une vitrine fermée à clef, sont assurés avec une sous-limite maximum de 2.500 € par objet (sauf dérogation aux conditions particulières). Les fourrures Les œuvres d’art, les antiquités et l’argenterie sont couverts avec une sous-limite de 10.000 € par objet (sauf dérogation aux conditions particulières). CE QUI N’EST PAS COUVERT : Le vol sans effraction Les biens exposés laissés sans surveillance durant les heures d’ouverture au public et/ou aux exposants La perte ou disparition inexplicable (tare d’inventaire) La neige, la pluie, l’eau ou la grêle sur le matériel exposé en plein air La rouille, l’oxydation, les égratignures et les éraflures Le défaut mécanique, la panne ou l’enrayage non consécutif à un accident L’usure de ce qui est exposé L’usage non conforme aux spécificités du fabricant La saisie ou confiscation légale ou illégale du matériel en couverture de dettes contractées La remise du matériel comme caution même si cela se fait en dehors de la connaissance de l’assuré

La période de couverture s’étend du 27 au 31 mars 2008 (périodes de montage et démontage incluses) QUE PAYONS-NOUS EN CAS DE SINISTRE ?
  Pour le matériel préalablement assuré par l’assurance d’un loueur, nous intervenons uniquement en différence de conditions.
  Pour le matériel vous appartenant, nous vous remboursons en valeur à neuf moins 0,5% de dépréciation par mois par rapport à la date d’achat.
  Pour le matériel ne vous appartenant pas (loué ou mis à disposition par un technicien), en valeur réelle. MONTANT DE LA GARANTIE - FRANCHISE
  Garantie à hauteur de 3.000 € par stand. Franchise de 200 € par sinistre et par exposant QUE DEVEZ-VOUS FAIRE EN CAS DE SINISTRE ? En cas de sinistre, vous devez dans les 24 heures nous transmettre soit par e-mail à contact@elisabethginhac-associes.fr soit par télécopie au 01 42 33 16 09 :
  Les circonstances et les causes du sinistre
  Une estimation du montant approximatif de la perte En cas de vol, vous devez :
  prendre des photos afin de prouver l’effraction,
  déposer une plainte pour vol au commissariat de police le plus proche,
  nous faire parvenir par e-mail à contact@elisabethginhac-associes.fr ou par courrier à Elisabeth Ginhac & associés – 36 rue des Petits Champs – 75002 PARIS les photos prouvant l’effraction, le procès verbal de dépôt de plainte et les factures des biens volés. En cas de dommages, vous devez :
  prendre des photos des biens endommagés,
  nous faire parvenir par e-mail à contact@elisabethginhac-associes.fr ou par courrier à Elisabeth Ginhac & associés – 36 rue des Petits Champs – 75002 PARIS les photos, les devis de remise en état et les factures d’achat des biens endommagés.

Article 18 – Fluides. Comme indiqué dans le dossier technique, les raccordements des stands aux réseaux d’électricité et de téléphone sont faits aux frais des exposants qui en font la demande dans les délais requis et en fonction des possibilités techniques des locaux d’exposition. Toute demande les concernant doit être adressée au concessionnaire désigné sur les formulaires spéciaux mis à la disposition des exposants.

Article 19 – Douanes. Il appartient à chaque exposant d’accomplir les formalités douanières pour les matériels et produits en provenance de l’étranger. L’organisateur ne peut être tenu responsable des difficultés qui pourraient survenir lors de ces formalités.

Article 20 – Propriété industrielle. L’exposant fait son affaire d’assurer la protection industrielle des matériels ou produits qu’il expose, et ce conformément aux dispositions légales en vigueur (telles que le dépôt de demandes de brevets français). Ces mesures doivent être prises avant la présentation de ces matériels ou produits, l’organisateur n’acceptant aucune responsabilité dans ce domaine.

Article 21 – Société des auteurs. En l’absence d’accord entre la société des auteurs compositeurs de musique (SACEM) et l’organisateur, l’exposant traite directement avec la SACEM ou tout autre organisme compétent s’il fait usage de la musique d’un auteur de quelque façon que ce soit dans l’enceinte du salon, l’organisateur déclinant toute responsabilité à ce titre.

Article 22 – Catalogue. L’organisateur est seul titulaire des droits de publication et de vente du catalogue des exposants, ainsi que des droits se rapportant à la publicité contenue dans ce catalogue. Il peut concéder tout ou partie de ces droits. Les renseignements nécessaires à la rédaction du catalogue sont fournis par les exposants sous leur responsabilité. L’organisateur ne peut être tenu responsable des omissions ou des erreurs de reproduction, de composition ou autre, qui peuvent se produire. L’organisateur se réserve le droit de modifier, supprimer ou grouper les inscriptions chaque fois qu’il le jugera utile, ainsi que de refuser ou modifier les textes d’annonces payantes qui seraient de nature à nuire aux autres exposants.

Article 23 – « Laissez-passer exposants » Des « laissez-passer exposants » donnant droit d’accès au salon sont, dans des conditions déterminées par l’organisateur, délivrés aux exposants. Les « laissez-passer exposants » non utilisés ne sont ni repris ni remboursés lorsque l’organisateur les a délivrés contre paiement.

Article 24 – Cartes d’invitation. Des cartes d’invitation destinées aux visiteurs que les exposants désirent inviter sont, dans des conditions déterminées par l’organisateur, délivrées aux exposants. Les cartes non utilisées ne sont ni reprises ni remboursées lorsque l’organisateur les a délivrées contre paiement. Seuls les laissez-passer, les cartes d’invitations et les billets d’entrée délivrés par l’organisateur peuvent donner accès au salon.

Article 25 – Sécurité. L’exposant est tenu de respecter les mesures de sécurité imposées par les autorités administratives ou judiciaires, ainsi que les mesures de sécurité éventuellement prises par l’organisateur. L’organisateur se réserve le droit de vérifier le respect de ces mesures. La surveillance est assurée sous le contrôle de l’organisateur : ses décisions concernant l’application des règles de sécurité sont d’exécution immédiate.

Article 26 – Application du règlement. Toute infraction aux dispositions du présent règlement et au règlement intérieur édicté par l’organisateur peut entraîner l’exclusion de l’exposant contrevenant, et ce même sans mise en demeure. Il en est notamment ainsi pour la non-conformité de l’agencement, le non respect des règles de sécurité, la non occupation du stand, la présentation de produits non conformes à ceux énumérés dans la demande de participation, la vente comportant livraison immédiate et sur place à l’acheteur. Une indemnité est alors due par l’exposant à titre de dommages et intérêts en réparation des dommages moraux ou matériels subis par la manifestation. Cette indemnité est au moins égale au montant de la participation qui reste à l’organisateur, sans préjudice des dommages et intérêts supplémentaires qui pourraient être demandés. L’organisateur dispose à cet égard d’un droit de rétention sur les articles exposés et les éléments mobiliers ou décoratifs appartenant à l’exposant.

Article 27 – Modification du règlement. L’organisateur se réserve le droit de statuer sur tous les cas non prévus au présent règlement et d’apporter de nouvelles dispositions toutes les fois que cela lui paraîtra nécessaire.

Article 28 – Contestations. Dans le cas de contestations, l’exposant s’engage à soumettre sa réclamation à l’organisateur avant toute procédure. Toute action introduite avant l’expiration d’un délai de quinze jours à partir de cette déclaration est, du consentement formel de l’exposant, déclarée non recevable. En cas de contestation, le tribunal de commerce référant pourra être saisi.